¿Qué es BPMN?

Si usted está trabajando en un proceso de negocio bastante complejo, tarde o temprano se encontrará con el hecho de que el esquema del proceso ha crecido y se vuelve ilegible. Esto puede conducir a un flujo interminable de problemas, iniciando  con la pérdida de plazos, hasta impresionantes costos impredecibles que pueden golpear en el bolsillo del cliente y, finalmente, conducir a la pérdida de la orden.

Esto significa que es el momento de realizar la descomposición jerárquica, es decir, romper el proceso en subprocesos, por lo cual es importante construir un plan de desarrollo con la ayuda de BPMN.

¿Qué es BPMN?

La Notación para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN, Business Process Modeling Notation), es un método de diagrama de flujo de trabajo (notación gráfica) para modelar los pasos de un proceso de negocio de punta a punta. Es un elemento clave dentro de la Gestión de Procesos de Negocio (BPM, Business Process Management) ya que representa visualmente la secuencia detallada de las actividades empresariales y los flujos de información necesarios para completar un proceso.

Procesos de negocio

Una colección de actividades o tareas relaciones, estructuradas que producen un servicio o producto específico para un Cliente en particular.

BPMN1

 

Modelo

Una representación de una procesos de negocio

 BPMN2
Notación

Un conjunto de elementos (lenguaje) + reglas que se utilizan para representar un proceso de negocio en un modelo de proceso de negocio (diagrama)

 BPMN3

Es un estándar expuesto en el Object Management Group o mejor conocido como OMG (www.omg.org), que define una notación gráfica para representar un modelo de procesos de negocio en un formato de flujo de trabajo.

Su propósito es modelar vías para mejorar la eficiencia de los procesos y ganar ventaja competitiva, en función de la ocurrencia de nuevas circunstancias. El método ha estado experimentando un impulso de estandarización en los últimos años y ahora es llamado con frecuencia por un nombre ligeramente diferente: Modelo de Proceso de Negocios y Notación (Business Process Model and Notation), que todavía utiliza el acrónimo de BPMN. Se diferencia del Business Process Mapping, que diagrama los procesos actuales para propósitos como la estandarización, la capacitación de los empleados, la gestión de la calidad y el cumplimiento de las auditorías.

¿Por qué lo necesitamos?

En el primer párrafo del capítulo 1 de la Especificación de BPMN 2.0 de la OMG, se resalta que:

El objetivo principal de BPMN es proporcionar una notación que sea de fácil comprensión para todos los usuarios de negocios, desde los analistas de negocio que crean los borradores iniciales de los procesos, hasta los desarrolladores técnicos responsables de implementar la tecnología que llevará a cabo esos procesos y, finalmente, a los usuarios de negocio que administrarán y supervisarán esos procesos. Por lo tanto, BPMN crea un puente estandarizado para la brecha entre el diseño de procesos de negocio y la implementación de procesos”.

BPMN9

A un nivel alto, BPMN está dirigido a los participantes y a otras partes interesadas en un proceso de negocios para obtener comprensión de los pasos a través de una representación visual fácil de entender. A un nivel más complicado, está dirigido a las personas que implementará el proceso, proporcionando los detalles suficientes para permitir una implementación precisa. Proporciona un lenguaje estándar y común para todas las partes interesadas, ya sean técnicas o no técnicas: analistas de negocios, participantes en procesos, gerentes y desarrolladores técnicos, así como equipos externos y consultores. Idealmente, comprime la brecha entre la intención del proceso y la implementación, proporcionando suficiente detalle y claridad en la secuencia de las actividades empresariales.

BPMN11Esta notación permite construir diagramas fáciles de leer y además manejan la complejidad traduciendo el diagrama en algún lenguaje de ejecución. Por este motivo, está formado por diversos elementos gráficos con los que se puede desarrollar diagramas de flujo. Como en todos los lenguajes, los elementos gráficos que lo conforman tendrán un significado específico y los gráficos que tengan una funcionalidad parecida compartirán una serie de características, proporcionando un lenguaje común con el fin de facilitar su comprensión a los usuarios del negocio. Así, por ejemplo, las decisiones son representadas por medio de un rombo cuyo interior, dependiendo del tipo de decisión, tendrá una figura u otra. Como todo lenguaje, por medio de los elementos gráficos se pueden representar tanto diagramas simples como diagramas realmente complejos y complicados.

¿Quién puede realizar modelos en BPMN?

El modelado de procesos de negocio puede ir desde diagramas sencillos dibujados a mano hasta otros más complicados, con elementos expandibles para proporcionar suficientes detalles de implementación. En su nivel más sofisticado, BPMN es conducido por analistas acreditados. El OMG proporciona cinco certificaciones en BPMN 2.0 llamado OCEB 2, que significa OMG-Certified Expert en BPM 2.0. Una certificación está orientada a los negocios y la otra a las áreas técnica. OMG tiene la intención para BPMN 2.0 de estandarizar el modelado de procesos de negocio de la misma manera que lo realizó con UML (Unified Modeling Language).

BPMN requiere un compromiso de tiempo y energía, pero la recompensa en la comprensión y la mejora puede ser enorme. La versión 2.0 se basa en las versiones anteriores al proporcionar un conjunto más rico de símbolos y anotaciones, permitiendo más detalles para aquellos que lo necesitan.

La idea detrás de la Gestión de Procesos de Negocio es crear un ciclo de vida de mejora continua. Los pasos son: modelar, implementar, ejecutar, supervisar y optimizar. Los diagramas desarrollados con BPMN desempeñan un papel clave en esto.

Elementos en BPMN

La objetivo de BPMN es crear un mecanismo simple para realizar modelos de procesos de negocio con todos sus elementos gráficos, y que al mismo tiempo sea posible gestionar la complejidad existente; en este contexto, la notación o simbología que utiliza BPMN es el estándar internacional más reciente para modelado de procesos de negocios.

En la versión 2.0 se basa en cuatro tipos de objetos plenamente identificables, los mismos que se utilizan para representar el modelado de procesos de negocio: Objetos de Flujo, Objetos de Conexión, Objetos de Contenedor y Objetos de Artefacto. En la siguiente tabla se puede una breve descripción de estos elementos.

 

Categoría Concepto Elemento
Objetos de Flujo Definen la estructura vertebral y el comportamiento de un proceso. Eventos, Actividades y Compuertas
Objetos de Conexión Permiten conectar los objetos de flujo que se dan en el desarrollo de la estructura del proceso. Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje y de Asociación.
Objetos de Contenedor Permiten organizar las actividades separadamente para apreciar más claramente los procesos y roles. Pool y Lane.
Objetos de Artefacto Permiten ofrecer información adicional de los procesos, aportando mayor claridad. Objetos de datos, Grupo y Anotación.

 

De las cuatro categorías señaladas en la tabla 1, la categoría de “Objetos de Flujo” posee una serie de variantes y aplicaciones particulares para cada uno de sus elementos. Con los elementos del BPMN se busca mejorar la comprensión los resultados de las organizaciones con la ayuda del estándar, es por ello que los procesos deben modelarse pues solo así lograrán un mayor rendimiento organizacional. BPMN hace posible desarrollar modelos de negocio, independientemente de la complejidad de los mismos.

A continuación se presenta una infografía en la cual se detallan los elementos que componen las categorías del BPMN. Cabe destacar que esta notación gráfica permiten al lector de los diagramas la comprensión de los modelos desarrollados, ya que la notación, mediante un número reducido de elementos, posibilita la representación de procesos de negocio muy complicados, siendo necesario que el lector los comprenda para entender dicha complejidad.

Infografia de BPM

 

Resumiendo, BPMN es una de las maneras más confiables para desarrollar un proceso de negocios confiable y evitar riesgos.

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